هزینه‌های اداری و عمومی به مخارجی گفته می‌شود که شرکت بیمه یا سایر بنگاه‌های اقتصادی برای مدیریت، انجام امور دفتری، پشتیبانی و نگهداری زیرساخت‌های سازمانی خود پرداخت می‌کنند. این هزینه‌ها معمولاً به یک بیمه‌نامه، قرارداد یا پرونده خسارت مشخص مربوط نیستند و بخش مهمی از هزینه‌های غیرمستقیم شرکت را تشکیل می‌دهند.
مهم‌ترین اجزای هزینه‌های اداری و عمومی در شرکت‌های بیمه
- حقوق و دستمزد: حقوق، پاداش، مزایا، اضافه‌کاری و سهم کارفرما از حق‌بیمه تأمین اجتماعی کارکنان ستادی، مدیریتی و شعب.
- املاک و ساختمان‌ها: اجاره‌بها، هزینه نگهداری و تعمیرات و قبوض آب، برق و گاز ساختمان‌های اداری و شعب.
- فناوری اطلاعات و سامانه‌ها: هزینه نگهداری سرورها، امنیت سایبری، نرم‌افزارهای تخصصی صدور و پرداخت خسارت و زیرساخت‌های ارتباطی.
- خدمات حرفه‌ای و حقوقی: دستمزد حسابرسان مستقل، مشاوران اکچوئری (بیم‌سنجی)، مشاوران مالی و ارائه‌دهندگان خدمات حقوقی.
- آموزش و توسعه منابع انسانی: هزینه دوره‌های آموزشی، توانمندسازی کارکنان و آموزش‌های تخصصی بیمه‌ای.
- استهلاک دارایی‌های ثابت: هزینه استهلاک تجهیزات رایانه‌ای، اثاثه اداری و سایر دارایی‌های ثابت مورد استفاده شرکت.
جایگاه هزینه‌های اداری و عمومی در محاسبات فنی و مالی بیمه
۱. تعیین نرخ حق‌بیمه و بارگیری هزینه‌ها (Expense Loading)
در محاسبات فنی بیمه، حق‌بیمه خالص برای تأمین هزینه مورد انتظار خسارت‌ها در نظر گرفته می‌شود. سپس هزینه‌های مرتبط با اداره شرکت، کارمزد شبکه فروش و سایر هزینه‌ها، با توجه به روش محاسبه نرخ، به آن اضافه می‌شوند تا حق‌بیمه تجاری تعیین شود. به این بخش از محاسبات، بارگیری هزینه‌ها گفته می‌شود.
۲. نسبت هزینه (Expense Ratio)
نسبت هزینه یکی از شاخص‌های ارزیابی کارایی مالی شرکت بیمه است. این نسبت، بسته به روش گزارشگری، از تقسیم هزینه‌های عملیاتی مشخص‌شده در صورت کسر بر مبنای حق‌بیمه مربوط به آن محاسبه می‌شود. در تحلیل متداول عملکرد بیمه‌گری، هزینه‌های عملیاتی و کارمزدهای مرتبط با فروش در برابر حق‌بیمه عایدشده سنجیده می‌شوند.
پایین بودن نسبت هزینه می‌تواند نشان‌دهنده کنترل مناسب مخارج و بهره‌وری بیشتر باشد؛ البته این شاخص باید در کنار کیفیت خدمات، رشد کسب‌وکار و سایر شاخص‌های مالی بررسی شود.
۳. ضریب ترکیبی (Combined Ratio)
ضریب ترکیبی شاخصی برای ارزیابی نتیجه فنی عملیات بیمه‌گری است و از جمع ضریب خسارت و نسبت هزینه به دست می‌آید:
ضریب ترکیبی = ضریب خسارت + نسبت هزینه
اگر ضریب ترکیبی کمتر از ۱۰۰ درصد باشد، عملیات بیمه‌گری در دوره مورد بررسی، پیش از در نظر گرفتن درآمدها و هزینه‌های خارج از عملیات بیمه‌گری، نتیجه فنی مثبت داشته است. اگر این ضریب بیشتر از ۱۰۰ درصد باشد، هزینه خسارت‌ها و هزینه‌های بیمه‌گری از حق‌بیمه عایدشده بیشتر بوده و عملیات بیمه‌گری با زیان فنی همراه بوده است.
الزامات نظارتی و شفافیت اطلاعاتی
شرکت‌های بیمه موظف‌اند اطلاعات مالی خود را مطابق مقررات و استانداردهای گزارشگری مربوط تهیه و افشا کنند. نحوه محاسبه و ارائه نسبت هزینه‌های اداری و عمومی و سایر شاخص‌های مالی نیز به الزامات گزارشگری قابل‌اعمال بستگی دارد. برای استناد به الزام مشخص درباره افشای این نسبت، باید متن و دامنه شمول مقرره مربوط بررسی شود.